Du overvejer at bruge en event app til dit næste event, men du er i tvivl. Du skal træffe et valg. Og derfor er det en god idé at køre scenariet igennem. Hvorfor/hvorfor ikke? Og ikke mindst: Hvorfor nu/hvorfor vente?

Måske overvejer du, om det mon er nu, at du skal droppe de (tykke) trykte programmer. Som jo er et skridt i den bæredygtige retning. Men udover print, så er der måske penge at spare i tryk og porto? Samt har du (ofte) ændringer i programmet? Du kan jo ikke rette i det trykte program, men det kan du i et digitalt program. Og måske ønsker du også at øge deltagerinvolveringen?

Hvad ønsker du at kommunikere?

Det helt essentielle er selvfølgelig, hvilket indhold, du ønsker at kommunikere i din event app. Typisk ønsker du at kommunikere program og praktisk information, samt oplægsholderliste og udstillerliste (hvis du har sådanne).

Du kan vise programmet inddelt i dage, fælles oplæg og workshop/spor. Samt du kan tilknytte temaer til de enkelte oplæg. Det gør det lettere for dine deltagere at finde frem til de programindlæg, som de finder interessante. Du kan vise kort nyttig information om dine oplægsholdere og udstillere i app´en, så deltagerne let kan blive klogere på dem. Du kan også give let adgang til materiale og evaluering.

I en Event App kan du da kommunikere hvad som helst, du ønsker, samt sørge for at det kun er de relevante menupunkter, indhold og funktioner, som vises. Du skræddersyr indholdet og funktionerne til lige dit behov.

Hvem ønsker du at kommunikere med?

Det er selvfølgelig vigtigt at have fuldstændig styr på, hvem du skal kommunikere med. Du tænker nok, at det selvfølgelig er deltagerne til dit event, som du kommunikerer med. Men hvad med dine udstillere, oplægsholdere og personale?

For udover at kommunikere bredt til alle, kan du også målrette kommunikationen, så det måske kun er dine udstillere, oplægsholdere og/eller personale, som kan tilgå og se særligt information. Du kan via en event app sørge for at noget af indholdet lukkes af til specifikke målgrupper. Det er dig, der bestemmer hvem, der skal se hvad. På den måde kan du målrette kommunikationen – og ja nærmest have 2-3 apps i én.

Har du brug for at tidsstyre din information?

Måske har du brug for at bestemme, hvornår noget af dit event-indhold kommer op i din event app. Du kan tidsstyre din information i en event app. Du bestemmer hvilket indhold, der skal være aktivt hvornår. Det betyder f.eks. at du kan sørge for at evalueringen først kommer frem i event app´en, når eventet er slut. Samt at du kan frigive noget information, når du lægger event app´en live, mens du planlægger noget andet indhold til senere.

Hvordan ønsker du at involvere deltagerne?

Hvis du ønsker at øge deltagerinvolveringen og engagement, f.eks. via online spørgsmål, online afstemning og "Orsky" (Word-Cloud), eller andre metoder, ja, så kan du typisk også gøre dette via en event app. Det har den fordel, at du så både viser informationen, kommunikere og involvere deltagerne via ét system.

Du kan også bede deltagerne om at tilknytte et profilbillede til deltagerlisten, og du kan åbne op for muligheden for at de kan chatte med hinanden. Det gør at deltagerne kan se hvem andre der kommer og begynde en dialog.

Hvorfor er en event app meget mere end ”blot” 1:1 digitalisering af programmet?

Du digitaliserer selvfølgelig programmet og praktisk information med en event app. Men det er oftest meget mere end det. Formålet er at gøre event-informationen lettilgængelig til dine deltagere, udstillere, oplægsholdere, personale mfl.

Men udover en visning af indholdet, så kan deltagerne modtage målrettet kommunikation, samt danne deres personlige program. De kan også vælge at få tilsendt specifikt materiale via app´en. Og de kan danne deres personlige udstillerliste, så de kan huske hvem, de ønsker at tale med, eller hvem de har talt med. Deltagerne kan chatte med hinanden 1:1. 

Hvis du også bruger andre funktioner i et event system, ja, så hænger det hele jo oftest sammen. Hvis du f.eks. tilbyder at deltagerne kan mødes med andre via online matchmaking eller at messegæsterne kan booke møder med udstillerne, ja, så kan disse funktioner også gøres tilgængelig via app´en. Og tilbyder du lead scanner til udstillerne, hvor de kan scanne messegæsterne QR-koder, ja, så er det oftest via samme event app.

Hvad er DIN grund til at du overvejer en event app? Hvad har I særligt brug for?

Måske har du en eller flere grunde til at overveje at bruge en event app. Hvad er dine største grunde? Måske kan du lade dig inspirere af artiklen og nedenstående bullets:
 

• Ønske om at samle al information ét sted
• Gøre informationen let tilgængelig – lige ned i lommen på deltagerne
• Tage et skridt i den bæredygtige retning med digitalt program
• Fremvise programmet inddelt i dage, workshop/spor og temaer
• Give deltagerne mulighed for tagging til personligt program
• Målrette kommunikationen til deltagere, udstillere, personale mfl.
• Vise forskellige lister: oplægsholdere, udstillere og sponsorer
• Vise deltagerlisten og give mulighed for at deltagerne kan chatte
• Øge deltagerinvolveringen med spørgsmål, afstemning og ord-sky
• Tilbyde et samlet eventsystem med matchmaking og udstillerbooking i app´en

Er du til inspiration via video? Så klik på "Video-inspiration", hvor vi på små 10 minutter kommer med input til dit "WHY" vedrørende en event app.